คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับโปรแกรมงานอีเวนต์ที่กำลังจะมาถึง

Maxima Consultants สามารถช่วยคุณจัดเรียงรายการตรวจสอบของคุณได้ เรียกดูด้านล่างเพื่อค้นหาเคล็ดลับด่วนเกี่ยวกับวิธีเริ่มต้นการวางแผนกิจกรรม 

การวางแผนงานล่วงหน้า กิจกรรม

ต่าง ๆ ตอบสนองความต้องการเฉพาะ ซึ่งอาจเกี่ยวกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ การตามล่าหาผู้สนับสนุน การระดมทุน การสัมมนาหรือการประชุมสัมมนา เป็นต้น อย่างไรก็ตาม ตัวหารร่วมของเหตุการณ์เหล่านี้คือการวางแผนที่ราบรื่น 

เป็นเรื่องปกติที่จะวางแผนงานล่วงหน้า 6 เดือนหรือ 1 ปีล่วงหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะราบรื่น 

4-6 เดือนก่อนงาน

ในช่วงเวลานี้คุณรู้แล้วว่างานพยายามทำอะไรให้สำเร็จ สิ่งที่คุณต้องการคือการจำกัดรายละเอียดให้แคบลงในเวลาสำหรับขั้นตอนการวางแผน คุณต้องจำสิ่งต่อไปนี้:

  • กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์เฉพาะที่งานต้องประสบความสำเร็จ
  • เลือกวันที่และสถานที่เพื่อวางรายละเอียดของวันจัดงานเอง เป็นการดีที่สุดที่จะมีตัวเลือกในการก้าวไปข้างหน้าของปัญหาไปพร้อมกัน
  • รับการประมาณค่าใช้จ่ายของรายละเอียดเบื้องต้น เช่น การเช่าห้อง การจัดเลี้ยง อุปกรณ์ และความต้องการด้านลอจิสติกส์อื่นๆ สิ่งนี้จะช่วยคุณในการสร้างงบประมาณงาน
  • รวบรวมคนที่จะช่วยคุณในงาน จะดีกว่าถ้าสร้างคณะกรรมการกิจกรรมเพื่อให้คุณสามารถมอบหมายงานได้
  • ระดมความคิดเกี่ยวกับการสร้างแบรนด์งานและหากสอดคล้องกับบริษัท เอเจนซี่ หรือองค์กรของคุณ 
  • ระบุและติดต่อผู้สนับสนุน วิทยากร ผู้นำเสนอ และผู้ให้ความบันเทิงที่สามารถช่วยให้คุณตระหนักถึงกิจกรรมของคุณ 

นอกเหนือจากขั้นตอนการวางแผน

3 เดือนก่อนงาน

โดยขณะนี้ สิ่งต่าง ๆ เริ่มเป็นรูปเป็นร่างสำหรับกิจกรรมของคุณ คุณน่าจะทำรายการตรวจสอบเบื้องต้นได้แล้ว และตอนนี้คุณกำลังดำเนินการด้านโลจิสติกส์อื่นๆ เช่น

  • การสร้างฐานข้อมูลของเอกสารและสิ่งต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับงานที่เหลือสำหรับกิจกรรมให้สำเร็จ
  • สรุปผู้สนับสนุน วิทยากร พิธีกร และผู้ให้ความบันเทิงที่จะเป็นส่วนหนึ่งของงาน คุณจะต้องติดตามข้อกำหนด บันทึกการพูด และรายละเอียดที่สำคัญอื่นๆ กับพวกเขาซ้ำแล้วซ้ำเล่า เพื่อให้แน่ใจว่างานจะดำเนินไปอย่างราบรื่น
  • ก้าวไปข้างหน้าด้วยการเผยแพร่กิจกรรมของคุณสู่สาธารณะ

หนึ่งเดือนก่อนงานกิจกรรม

สิ่งต่างๆ จะวุ่นวายเล็กน้อยเมื่อใกล้ถึงวันงาน คุณจะต้องดูรายการตรวจสอบก่อนหน้านี้และดูว่าคุณได้ครอบคลุมฐานทั้งหมดของคุณหรือไม่ หากยังมีรายละเอียดที่ขาดหายไป นี่เป็นเวลาที่คุณต้องแก้ไขและจัดการวิกฤตเมื่อจำเป็น นอกจากนี้ คุณจะต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้ด้วย:

  • ยืนยันผู้เข้าร่วมในการตอบรับคำเชิญสำหรับกิจกรรม 
  • ติดต่อผู้นำเสนอ วิทยากร และผู้ให้ความบันเทิงอีกครั้งเกี่ยวกับสคริปต์ สุนทรพจน์ หรือการแสดงที่สรุปแล้ว คุณจะต้องมีสำเนานี้ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นก็ตาม เพื่อให้คุณรู้ว่าแผนงานของพวกเขาสอดคล้องกับงานอีเวนต์ 
  • สิ้นสุดการเข้าร่วมผู้สนับสนุนและเงินทุนทั่วไปในช่วงที่เหลือของงาน 
  • ต่อด้วยการประชาสัมพันธ์และการตลาดงาน
  • สรุปและอธิบายรายละเอียดในสคริปต์เหตุการณ์ที่คุณจะประกาศให้ทีมที่เหลือของคุณเป็นข้อมูลอ้างอิง 
  • ยืนยันรายละเอียดผู้เข้าร่วมสื่อมวลชน 
  • เลย์เอาต์และพิมพ์สำเนาของโปรแกรมของที่ระลึกหากจำเป็น
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ทั้งหมดพร้อมสำหรับวันงาน

Leave a Comment

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *